使用的線上協作工具
- Google doc/slide/ sheet:
- Slack
- Trello Board 簡易專案規劃＆追蹤工具、免費
- Jira 進階版專案工具
- Adobe XD 設計人員必備的最佳回饋工具，以前免費，現在要錢了。
擔任新創團隊的行銷企劃，技能樹不斷擴展，從獨立作業到跨團隊溝通協調、行銷規劃、網頁和流程設計，將台灣和美國，不同時區之間，業務、行銷、產品三方的訊息保持一致，在最短時間達到共識，列出執行項目的優先順序，即時給予回饋等，累積了不少的心得。
第一關鍵：慎選溝通平台
Slack:需即時溝通、獲得回饋的、緊急通知對方，屬於最為緊急的平台
Email: 不需即時回復但重要，內容需留底，有外部成員需通知時，或需cc主管。
對於小型團隊，慎選溝通工具並能讓所有成員接收到一致的訊息是最重要的，溝通的平台維持在1~3個最佳。我會依據成員常用、任務是否緊急來選擇平台。
過去也有使用Line但Slack 好用很多，加上我的溝通對象多在美國 Line 不是主要工具，Slack不但能夠針對單一事項建立討論串，不會有訊息碎片化的問題，也能儲存重要訊息，刪除和編輯訊息，建立群組聊天室、公開頻道等，還能設定勿擾模式，下班時間不會收到訊息通知（我最喜歡這個功能！）
第二關鍵：專案管理工具
- Trello Board
- Jira
兩人團隊或許透過Slack, email, google doc, google sheet 建立和協作專案還能應付，但因為變動速度越來越快，try and error的頻率越來越高，行銷、產品、設計、業務、廣告等專案不斷快速新增，同時也漸漸加入外部團隊，為了讓所有訊息一致、追蹤進度和溝通，因此開始使用免費的Trello Board，之後改成Jira。
Trello和Jira的邏輯和操作方式很像，Jira是更進階版本、功能更齊全。
Trello 結構是透過看板(Board)和任務卡(Card)組成，因為行銷工作通常是規劃完成後，發包給工程師或是設計師，可約略分為待辦看板(To do)、規劃中看板(Planning)、執行中(Doing)和完成(Done)，然後在每個看板中新增任務卡。任務卡可在每個看板中自由移動，可以與成員共用，可以為每個任務設置截止日期、任務卡內可加入細項清單、可留言、任何連結、附件、圖片可直接拖曳上傳。
團隊成員可看到每個任務的進度、最新情況、留言回饋、或是提出新的需求。但不足的地方是只有截止日，沒有開始日，沒有重要性、緊急性的排序，也沒有辦法拉出時程總覽，超過一半以上的任務需透過會議說明和確認，所以改成Jira，能對事前規劃更有幫助。
Jira 除了補足Trello的不足，每個子任務都可清楚的在任務總覽和時程表中看到，清楚看到當週要完成的任務和優先順序，或是因為其他專案往後延等。並且每個人都有一個摘要區，成員的回復、留言、對我的專案作的調整等都可以在摘要區看到，不怕漏掉任何一則。Jira 有預估工時、記錄工時的功能，可以幫助自己了解每個任務花費多少時間。加分的是，Jira每個任務都有編號，容易在密密麻麻的任務卡中，找出要討論的目標。
改用Jira後溝通效率真的提高很多，而且不怕遺漏訊息，Jira 成為主要溝通平台，包含需求提出、專案規劃、追蹤。Slack & Email 則是傳遞緊急、重要訊息時使用。而且也能作為工作的紀錄，我覺得對於行銷人來說是合適的工具。
第三關鍵：內容傳遞工具
- Google doc/slide/ sheet: 企劃細節說明
- Adobe XD：設計相關皆適合、文案修改也行
Google文件工具內有comment 註記功能，標記需要提供回饋意見的人就能通知對方。
Adobe XD 則是UI UX設計人員常用，我也是透過他們才知道這麼好用的工具，不論是網頁框架、主視覺概念、印刷品排版、產品規格和細節等，能夠讓設計人員、開發團隊溝通並達成共識，跨境、跨時區也能透過留言功能表達任何想法。使用URL，不需要寄送檔案就能看到完整的架構和概念。一個帳號可兩人共用，所以當框架審核通過，設計師就能直接在同一個檔案開始設計，連結可以不變動。
這整個優化的過程走了將近8個月，90%的需求皆能順利執行，會議也越來越有效率。把省下來的時間放到企劃裡讓整個團隊走的更順利。